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Informatica e consenso clienti

Spett.le Interessato
La scrivente: VARCAS SRL

Con sede legale in: Strada Settimo 352/7B – 10156 TORINO (TO)
In qualità di Titolare del Trattamento dei dati personali, la informa ai sensi del Regolamento UE 2016/679

“Regolamento Europeo” e delle normative nazionali applicabili a tale settore che presso la struttura dell’organizzazione viene effettuato il trattamento dei suoi dati personali nel pieno rispetto delle citate norme, garantendo il rispetto delle libertà fondamentali e della dignità dell’interessato, tutelando in particolare la riservatezza e la protezione dei dati. Si precisa che l’informativa è relativa ai dati personali forniti dall’interessato o suoi delegati e agli eventuali dati richiesti in futuro compatibilmente con le finalità a seguire riportate, ottenuti direttamente da questi o attraverso sistemi dove l’interessato può rilasciare le proprie informazioni per essere successivamente contattato dalla scrivente.

La natura specifica di alcuni trattamenti o dati richiesti ed oggetto di trattamento impone, nel rispetto delle disposizioni di legge, di richiedere il preventivo consenso scritto dell’interessato. In apposita sezione della presente sarà definito quale tipologia di trattamento o finalità richiede il consenso espresso.

Ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento, le forniamo le seguenti informazioni:

Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati può/potrà essere svolto con l’ausilio di supporti cartacei e/o mediante l’utilizzo di sistemi informatici e relative apparecchiature elettroniche (anche remote con opportuni sistemi di protezione e sicurezza), a cura di soggetti incaricati appositamente ed istruiti in materia di sicurezza e trattamento dei dati, per le finalità di seguito riportate. Ulteriori trattamenti per finalità differenti saranno oggetto di apposita informativa con relativo consenso qualora dovuto in relazione alle norme cogenti.

Finalità perseguite

A – Gestione amministrativa, contabile e fiscale della società (fatturazione, organizzazione lavori, ecc.)

B – Gestione operativa e logistica interna / esterna (consegna e/o ritiro merci o veicoli, comunicazioni in merito allo stato pratiche o del lavoro)

C – Gestione dell’incarico / servizio / commessa / lavorazione affidata (preventivazione, evasione ordine, verifiche ordine, realizzazione / produzione)

D – Gestione dell’eventuale contenzioso tra le parti (reclami, inadempimenti contrattuali tra le parti)

E – Archiviazione documentazione tecnico / amministrativa (in relazione ad obblighi di legge, tenuta documentazione fiscale e contrattuale, comunicazioni contrattuali e di garanzia)

F – Promozione di servizi, agevolazioni, sconti ai clienti o interessati (comunicazioni avente carattere di “marketing”, attraverso l’inserimento in mailing list per informare i clienti e gli interessati di eventi, attività e promozioni offerte)

 Comunicazione dei dati personali

I dati in ns. possesso saranno trattati da soggetti interni (incaricati e Responsabili) in relazione alle funzioni ricoperte all’interno dell’organizzazione nell’obbiettivo di perseguire le finalità sopra elencate ed in base ai rapporti tra le parti in essere. L’organizzazione ricorre inoltre a soggetti esterni alla struttura in ragione di specifiche attività legate a particolari figure professionali e/o tecniche, comportanti trattamento di dati. Tali soggetti sono nominati Responsabili esterni del trattamento e soggetti quindi agli obblighi che la normativa vigente pone in carico a questa figura.

Le categorie di destinatari sono le seguenti:

INTERNI

Dipendenti della società o collaboratori sotto diversa forma contrattuale sotto il controllo diretto del Titolare

ESTERNI

Studi di consulenza fiscale (commercialisti, fiscalisti, ecc.)

Aziende partner per ulteriori lavorazioni se previste dalla commessa assegnata

La comunicazione ai soggetti esterni all’organizzazione sarà effettuata nei limiti delle strette necessità di dar seguito alle richieste del cliente e al corretto sviluppo del mandato ricevuto o in forza di obblighi di legge (es. tenuta contabile e fiscale società). Ne deriva che non tutte le categorie di soggetti citati potranno trattare i dati, ma solo le figure interne o esterne incaricate di eseguire un particolare trattamento obbligatorio.

Trasferimento di dati ad un paese terzo o ad organizzazioni internazionali

Il titolare del trattamento non effettua trasferimento di dati ad un paese terzo o ad organizzazioni internazionali per le sue attività che comportano il trattamento dei suoi dati personali.

Obbligatorietà (o non) del conferimento

Il trattamento dei dati personali è ammissibile solo previo conferimento degli stessi da parte dell’interessato. Tale conferimento può essere facoltativo od obbligatorio ai sensi delle disposizioni legislative che risultano applicabili in relazione alle finalità perseguite.

In ragione del principio della “necessità” dei dati (escludendo quindi la richiesta di dati non strettamente necessari) si informa l’interessato che per le finalità riportate un suo eventuale rifiuto al conferimento comporterà di fatto l’impossibilità ad effettuare i trattamenti previsti, rendendo di fatto inattuabili le prestazioni previste dal rapporto tra le parti o l’adempimento a particolari obblighi di legge, fermo restando il consenso al loro utilizzo o meno nei casi di seguito riportati.

Conservazione dei dati

La conservazione dei dati raccolti, fermo restando l’esercizio dei diritti dell’interessato come indicato a seguire è esteso allo stretto tempo necessario per completare l’ordine, incarico o servizio richiesto oltre ad eventuali conservazioni di dati previsti per garanzie, da norme dello stato o europee (Es. conservazione documenti fiscali).

Le informazioni, anche di carattere sensibile che non sono più necessarie o da conservare in virtù di norme o a tutela dell’interessato saranno distrutte (o rese inutilizzabili) ovvero riconsegnate se trattasi di documenti originali, senza conservazione di copie. La conservazione dei dati per talune finalità (F) oltre il termine delle restanti è ammesso solo in caso di consenso espresso e fino al momento di una richiesta di revoca o di disposizioni normative che ne modificano la possibilità di utilizzo. Maggiori informazioni in merito ai periodi di conservazione in relazione alle varie fattispecie possono essere richieste al titolare del trattamento e ai suoi referenti attraverso i canali di comunicazione riportati nella presente informativa.

▪ Profilazione e processi automatizzati

Il trattamento dei dati personali avviene senza intervento di sistemi o processi automatizzati, tali da prendere decisioni impattanti sui trattamenti dei dati e sugli interessi legittimi dell’interessato, non è prevista la profilazione dell’interessato.

▪ Titolare del trattamento

La figura individuata ai sensi del Regolamento UE quale Titolare del trattamento a cui è possibile inoltrare eventuali richieste ed esercitare i diritti garantiti all’interessato ai sensi degli art. da 15 a 22 del Reg. UE 2016/679 e di norme nazionali applicabili al settore è:

VARCAS SRL
Strada settimo 352/7B – 10156 TORINO (TO)
Tel. 011 273228 Mail. amministrazione@varcas.it

▪ Responsabili e/o soggetti di riferimento

La/Le figura/e individuata/e quale referente/i per le richieste informazioni e l’esercizio dei diritti di seguito riportati è/sono:

Responsabile amministrativo privacy (da citare nella richiesta)

▪ Diritti dell’interessato (art. da 15 a 22 Reg. UE )

L’interessato può esercitare i seguenti diritti, fermo restando ogni particolare obbligo a cui l’organizzazione è tenuta adempiere ai sensi di norme nazionali applicabili allo specifico settore e del Regolamento UE e di altre disposizioni legislative che regolano la gestione di particolari dati personali:

1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

a) dell’origine dei dati personali e le categorie;

b) delle finalità e modalità del trattamento, nonché della durata della conservazione;

c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato;

e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza nel territorio dello Stato, Unione Europea o paesi terzi , quali responsabili o incaricati e di ricevere informazioni circa garanzie adeguate nel trasferimento e trattamento.

3. L’interessato ha diritto di ottenere:

a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;

b) la cancellazione (diritto all’oblio), la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati, fatti salvi obblighi di natura normativa o di tutela dell’interessato e in particolare in caso di trattamenti illeciti;

c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

4. L’interessato ha diritto di opporsi o di limitare, in tutto o in parte:

a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

b) al trattamento di dati personali che lo riguardano riferiti a processi automatizzati o derivanti da profilazione (fatti salvi obblighi di natura contrattuale stipulati tra le parti), con particolare riguardo alle finalità di marketing e simili.

5. L’interessato ha diritto inoltre di:

a) porre un reclamo formale a un’autorità di controllo (maggiori informazioni su www.garanteprivacy.com);

b) qualora non siano raccolti direttamente presso l’interessato, di ricevere le informazioni disponibili sulla loro

origine;

c) ricevere copia dei dati conservati nei limiti della tutela dei diritti e libertà altrui;

d) richiedere la portabilità dei dati, dove la natura del trattamento lo renda tecnicamente fattibile.

Maggiori informazioni possono essere reperite presso il titolare del trattamento o consultando gli articoli delle norme di riferimento citate.

▪ Consenso dell’interessato (art. 6, 7 e 9 Reg. UE)

L’organizzazione scrivente in qualità di titolare del trattamento, previa informativa ai sensi art. 13 e 14 (resa

disponibile in forma cartacea e liberamente consultabile sul sito internet aziendale), le chiede di esprimere il Suo libero consenso al trattamento sottoscrivendo il presente documento, relativamente alle singole finalità per le quali è necessaria la sua autorizzazione, riportate a seguire.

Le restanti finalità non oggetto di autorizzazione espressa, sono da considerarsi a consenso implicito all’atto del conferimento da parte dell’interessato (obbligatorie per l’esecuzione del rapporto/contratto tra le parti e in caso di non consenso o non conferimento risulterà impossibile procedere).

Con la firma l’interessato dichiara inoltre di aver letto e compreso i contenuti dell’informativa e i diritti riconosciuti ai sensi delle norme cogenti.